Wie gelingt die Abrechnung durch digitale Leistungsnachweise schneller und sicherer?

Die Leistungsnachweise in der ambulanten Pflege sind die Grundlage jeder Abrechnung. Sind sie sorgfältig und zuverlässig geführt, funktioniert die Abrechnung rechtzeitig. Fehlt jedoch etwas, geraten Prozesse ins Stocken. Die Verantwortung liegt dabei nicht nur beim Mitarbeitenden, der die Leistung erbracht hat, sondern auch bei der Pflegedienstleitung, die nachprüft und unterzeichnet.

In vielen Beratungsgesprächen werde ich gefragt, ob Leistungsnachweise weiterhin täglich mit Kugelschreiber und Namenskürzel versehen werden müssen. Jahrelang haben sich Krankenkassen gegen digitale Kürzel gewehrt. Die Folge: Pflegedienste arbeiten nach wie vor mit Papier und Stift – und zeigen sich brav, obwohl die heutige Rechtslage eindeutig anders aussieht. Und ja, es gibt auch Länderdifferenzen: In NRW rechnen wir seit über zehn Jahren problemlos mit digitalen Kürzeln und digitalen Leistungsnachweisen ab. Voraussetzung ist, dass bestimmte Vorgaben erfüllt sind, etwa dass die Krankenkasse eine Kürzel-Liste bekommt, in der jedes digitale Kürzel je Mitarbeitendem bekannt ist. Dann lässt sich bei der Abrechnungsprüfung lückenlos nachvollziehen, wer was wann erbracht hat. Die Leistungen müssen entsprechend der Qualifikation nach Vorgaben erfolgen.

In Thüringen arbeiten noch viele ambulante Pflegedienste analog; mobiles Schreiben gibt es kaum. Change-Prozesse brauchen Zeit, und Innovation stößt oft auf Widerstände. Hessen reagiert anders: Dort setzen Einrichtungen vermehrt auf digitale Datenerfassung, zögern aber immer noch mit dem Einsatz von digitalen Leistungsnachweisen, obwohl die Krankenkassen lange nichts dagegen haben. Die Telematik-Infrastruktur wird in allen Bundesländern schrittweise eingeführt, doch der Reifegrad variiert.

Mein Rat an alle Praxisinhaberinnen und -inhaber, die noch nicht mit digitalen Kürzeln starten: Tun Sie es jetzt. Der Zeitgewinn ist enorm, da das Kürzel-Thema kein Hindernis mehr ist. Die Abrechnung wird schneller fertig, Klienten erhalten fristgerecht ausgezahlte Geldleistungen, und Beschwerden sinken.

Digitale Leistungsnachweise sind kein Luxus mehr, sondern eine klare Notwendigkeit für eine effiziente, rechtskonforme Abrechnung. Der Wandel gelingt am besten, wenn Pflegedienstleitung und Mitarbeitende gemeinsam an einem Strang ziehen, klare Kürzel-Listen existieren und der Prozess schrittweise digitalisiert wird. So wird aus einer administrativen Hürde eine Quelle verlässlicher Effizienz.